ハンコをスキャンする方法

印鑑28

現代社会では、作業を効率化させる取り組みが進められていて、さまざまな科学技術が用いられています。ハンコを押すという作業もまた、効率化が求められているものの1つとして数えられています。これは、あるデバイスを用意することで、何百枚もある膨大な資料にわざわざ手でハンコを押すことも無くなるという裏技があります。

その必要なデバイスと方法について解説していきます。

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ハンコのスキャンをするための準備

これまでハンコをスキャンする際には、実物の申請書や契約書に押印して、その書類をスキャンする必要がありました。

そのため、実際に書類に印鑑を押すという作業をしてから、その申請書をスキャンするので少しだけ手間がかかりました。

しかし、スマートフォンとパソコンの両方を使うことによって、このような手間を省いてハンコをスキャンすることができるようになりました。この方法を用いることで、わざわざ書類に一度押印をしなくとも、スキャンした印影を書類に貼り付けることが可能となります。

準備するものはスマートフォンとパソコンです。スキャナーを使わなくとも、スマートフォンさえ用意することで印影のデータをパソコンに保存することができます。その方法を用いるためにはスマートフォンにあるアプリをインストールする必要があります。

そのアプリが「Adobe Scan」です。このアプリはスマートフォンでスキャンをすることができ、スキャナーの代わりを果たします。さらに、裏紙でも問題ないので、白紙のコピー用紙を1つ用意して、印影のデータを保存する準備が全て整いました。

スマートフォンで印影のデータをスキャンする

まずは、Adobe Scanを起動させてログインします。ログインする際には、Adobe IDが必要となりますので、始めに取得しておかなければなりません。Adobe IDは無料で取得することができます。取得する際には、電子メールアドレスや氏名、生年月日、パスワードをそれぞれ設定していきます。

設定を完了させて「アカウントを作成」ボタンを選択するとアドレス先に確認メールが送信されます。この作業が終わったら、設定したメールアドレスとパスワードを用いてAdobe Scanにログインすることが可能となります。

Adobe Scanへのログインが完了したら、スキャンするものを撮影することができるようになります。一度そのままの状態でスマートフォンを置き、用意した白紙のコピー用紙に印鑑を押します。押印したら、スマートフォンで印影を撮影してデータを取り込んでいきましょう。

撮影が完了した後に、「PDFを保存」というボタンが現れますので、そのボタンをタップするとデータがAdobe Document Cloudに保存されます。念のため、PDFとして保存されたデータがきちんと撮影されているかを確認して、データを取り込む作業が終了となります。

印影のデータをトリミングする

次に、取り込んだ印影を適切な形に切っていくトリミング作業に移ります。PDFとして取り込んだデータは画面いっぱいに白紙も写っているので、印影として使用することができるサイズに修正していかなければなりません。

先程、撮影したPDFデータをAdobe Document Cloudに保存させたので、パソコンのAcrobat DCからデータを取得することができるようになりました。パソコンでデータを取り込んでいき、PDFデータの編集を進めていきます。

「ツール」を選択すると「PDF編集」という項目があります。その項目をさらに選択すると、「ページをトリミング」という項目が現れるのでクリックします。適切なサイズに合わせてトリミングができるよう調整していき、切り取った後に「PDFを書き出し」というボタンをクリックすると保存することが可能となります。

保存する際には、PNG画像として保存するように設定することがおすすめです。

画面に映っている白紙部分を透明にする

パソコンでトリミングをした印影のデータを取り込みましたが、このまま使うと取り除かれていない白紙部分によって名前が見えなくなってしまいます。それを防ぐためには、白紙部分を透明にする作業をしなければなりません。

そこで、PNG画像の余分な白紙部分を透明にするため、Excelを用いて活用可能な印影を作成していきます。

Excelに読み込んだ印影のデータを貼り付けるため、「挿入」からデータを探して透明にするように順を追ってさまざまな設定を完了させます。Excelで印影のデータの読み込みが成功したら、Excelの上部にある「書式」のタブを選択します。

選択すると、さまざまな画像の編集機能がありますが、その中の色をクリックします。あらゆる色を用いた画像が画面に表示されるようになりますが、下部の方に「透明色を指定」という項目があるので再度クリックします。

カーソルを当てて白紙部分をクリックするだけで白色が透明色に変わるので、上手く調節していきましょう。編集した画像をさらに保存して、白紙部分を透明化させた印影が使えるようになります。

保存の工夫及び当該作業の必要性

編集した印影のデータを保存する際には、PDFデータに印鑑を押した直後で「注釈」を選択して、「現在のスタンプをお気に入りに追加」という項目をクリックします。この作業を加えると、PDFに用いる印鑑を「お気に入りのスタンプ」という場所に表示されるようになるので、わざわざ画面をスクロールさせて必要な印鑑を探さずに使用が可能となります。

設定をしておくと、今後の仕事を効率良く進めることができるようになるため、非常に便利な機能です。ハンコのスキャンを完了させるには、少し時間や手間がかかってしまいます。しかし、一度設定を終わらせてしまえば、これからの仕事で資料をPDFに保存して簡単に印鑑を押すことが可能です。

科学技術が進歩していくと、紙媒体を使った仕事が少なくなる可能性があります。それは、1つの作業で多くの仕事に取り掛かることができるため、技術をどんどん搭載していった方が効率が良いからです。今後、どのように印鑑の制度が変わっていくかは不明ですが、手で押すよりも間違いなくスキャンで印影を取り込んだ方が、多くの書類を素早く処理する場合に役に立ちます。

在宅勤務が強いられた際にも、わざわざ印鑑を取りに行く手間が省けるというメリットもあります。

ハンコのスキャンに関するまとめ

携帯電話とパソコンを上手く活用していくことで、ハンコのスキャンをすることができ、作業の効率化において非常に便利となります。はじめの設定は手間がかかりますが、1度印影のデータを完成させるとスムーズな仕事が見込まれるようになります。

このような科学技術を取り入れた工夫は、今後の仕事において必要不可欠な存在となるかもしれません。

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